The Jukks - หว่าเว้ [MV]

การ์ดวันวาเลนไทน์

การ์ดวันครู

mv หวังดีเสมอ

เลขานุการ

ความหมายของเลขานุการ

         เลขานุการ  ในความเห็นหรือความเข้าใจของคนทั่วไป  ไม่ว่าจะเป็นภาคราชการหรือเอกชน  จะหมายถึง บุคคลคนหนึ่งที่เป็นคนสนิทหรือใกล้ชิด ที่ทำหน้าที่ดำเนินการสารพัดประโยชน์ให้แก่ผู้บังคับบัญชาหรือนายจ้าง แต่ในความหมายตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ.2542 ได้ให้ความหมายไว้ว่า เลขานุการ คือผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับหนังสือหรืออื่น ๆ ตามที่ผู้บังคับบัญชาสั่ง   ส่วนในมาตรฐานอาชีพ ของกรมการจัดหางาน กระทรวงแรงงาน ได้ให้คำนิยามของอาชีพเลขานุการว่า เป็นผู้ทำหน้าที่อำนวยความสะดวกให้แก่ผู้บริหารขององค์กรในการบริหารจัดการงานขององค์กรให้บรรลุผลสำเร็จตามนโยบาย และเป้าหมายขององค์กร ตลอดจนช่วยแก้ไขปัญหาอุปสรรคในการบริหารจัดการให้เป็นไปด้วยความราบรื่น และรวดเร็ว
          เลขานุการ ในภาษาอังกฤษ คือ Secretary เป็นคำศัพท์ที่มาจากภาษาลาตินว่า “Secretum” แปลว่า “Secret” ซึ่งแปลเป็นภาษาไทย คือ “ความลับ” ผู้ที่ทำงานในตำแหน่งเลขานุการ ก็คือผู้ที่รู้ความลับ และเป็นผู้ที่ได้รับความไว้วางใจให้เก็บความลับของผู้บังคับบัญชาหรือนายจ้าง งานเลขานุการเป็นงานสำคัญ ผู้เป็นเลขานุการต้องรอบคอบ เป็นผู้ที่ไว้เนื้อเชื่อใจได้ และเหมาะสมแก่ตำแหน่ง

          มีตำราทางวิชาการได้ให้ความหมายของเลขานุการตามพยัญชนะในภาษาอังกฤษของคำว่า “Secretary” ไว้ดังนี้
          S หมายถึง SENSE คือ ความมีสามัญสำนึกรู้จักรับผิดชอบในการทำงานว่า สิ่งใดจึงควรและไม่ควร เป็นผู้ไม่ทำงานโดยปราศจากความยั้งคิด รวมถึงการแต่งกายให้ถูกต้องตามกาลเทศะ และมีการตัดสินใจอย่างเด็ดขาดด้วย
         E หมายถึง Efficiency คือ ความมีสมรรถภาพในการทำงาน สมรรถภาพเป็นเรื่องที่มีอยู่ในตัวบุคคล บุคคลย่อมมีสมรรถภาพมากน้อยแตกต่างกัน การปฏิบัติงานและผลงานจะแสดงถึงสมรรถภาพของการทำงานที่เพิ่มขึ้นหรือลดลงได้
          C หมายถึง Courage ความมุมานะของบุคคล ซึ่งขึ้นอยู่กับจิตใจที่จะทำงานให้สำเร็จตามความมุ่งหมาย
R หมายถึง Responsibility ความรับผิดชอบ กล่าวคือ ต้องเป็นผู้ลงมือทำงานด้วยตนเอง และต้องรับผิดชอบด้วย ไม่ใช่คอยรับงานจากผู้อื่นอย่างเดียวเท่านั้น
         E หมายถึง Energy พลังในการทำงาน เลขานุการต้องรู้จักแบ่งเวลาการทำงานให้ถูกต้อง เพื่อร่างกายได้รับการพักผ่อนตามสมควรด้วย อันจะส่งผลต่อการทำงานในระยะยาว
         T หมายถึง Technique การรู้จักดัดแปลงให้เหมาะสม เทคนิคนี้เป็นเรื่องของแต่ละบุคคล แต่อาจเลียนแบบจากผู้อื่นเพื่อให้เทคนิคนั้นดีขึ้นได้ 
         A หมายถึง Active เลขานุการต้องตื่นตัวอยู่เสมอ แม้จะมีงานมากก็ต้องมีความกระตือรือร้นอยู่เสมอ
R หมายถึง Rich ความสมบูรณ์ในด้านจิตใจและศีลธรรม หากเลขานุการเป็นผู้ที่ด้อยศีลธรรมและวัฒนธรรม อาจทำให้การงานเสียผลได้ แต่ในทางกลับกันหากเลขานุการเป็นผู้มีคุณธรรมดี ก็จะนำความเจริญมาสู่ตนเองและองค์กรที่ตนทำงานอยู่ได้
          Y หมายถึง Youth ตำแหน่งเลขานุการเหมาะสำหรับคนอายุน้อย ๆ เพราะงานนี้เป็นงานที่จะต้องติดต่อกับคนทั่วไป 
          ไม่ว่านิยามของเลขานุการจะเป็นอย่างไร  ส่วนใหญ่ในภาคราชการเราจะเห็นภาพของเลขานุการเป็นบุคคลที่จะต้องปฏิบัติงานตามคำสั่งของผู้บังคับบัญชา ทั้งงานประจำและงานพิเศษเป็นครั้งคราว  ในภาคเอกชนนั้นเลขานุการจะได้ชื่อว่าเป็นผู้ช่วยมือขวาของนักบริหารเลยทีเดียว เพราะจะทำหน้าที่เสมือนเป็นผู้ช่วยจัดการระบบการทำงานของนักบริหารให้มีประสิทธิภาพ

 ประเภทของเลขานุการ
                การแบ่งประเภทเลขานุการมีหลายรูปแบบ  ในที่นี้จะแบ่งเป็นเพียง 2 ประเภท คือ
                1. เลขานุการส่วนตัว (ส่วนบุคคล) (Private or Personal Secretary)                        
                2. เลขานุการสำนักงาน (Office Secretary)
           เลขานุการส่วนตัว หรือเลขานุการส่วนบุคคล เพียงชื่อก็สามารถจะเข้าใจความหมายในตัวได้อยู่แล้วว่า เป็นผู้ที่ทำงานให้นายจ้างหรือผู้บังคับบัญชาเฉพาะคนคนเดียวเท่านั้น 
          เลขานุการสำนักงาน เป็นเลขานุการที่ทำงานให้กับส่วนรวม โดยมิได้เป็นเลขานุการของใครคนใดคนหนึ่งโดยตรง

เอกลักษณ์ของเลขานุการ

            ต้องเป็นผู้ที่มีความรอบคอบในการทำงาน                                                      
               เป็นผู้ที่นายจ้างไว้ในได้มากที่สุด                                                                              
               สามารถประสานงานกับคนอื่นหรือองค์กรอื่นได้ดี 
               เชี่ยวชาญในวิชาชีพเลขานุการ
               แต่งกายที่สุภาพและสามารถเข้ากับคนอื่นหรือกับเพื่อนร่วมงาน